De wijze waarop we werken is de afgelopen decennia volledig getransformeerd, en dit is vrijwel volledig te danken aan de digitale revolutie die we allemaal met onze eigen ogen hebben mogen ervaren. Het heeft de manier van samenwerken compleet veranderd, en we zien dan ook steeds vaker dat bedrijven en teams zich niet langer beperken tot de bureaus en 4 kantoormuren – dankzij de technologische vooruitgang zijn de grenzen van onze werkomgeving virtueel grenzeloos geworden. Bedrijven en teams worstelen echter vaak met de vraag: hoe kunnen we effectief samenwerken als we mijlenver uit elkaar zitten?
1. Communicatie op de eerste plaats
Je zal er waarschijnlijk wel mee eens zijn dat effectieve communicatie de ruggengraat vorm van elk team, en dit nog crucialer wanneer er op afstand wordt gewerkt. Dit maakt het uiterst belangrijk om te investeren in betrouwbare communicatietools die efficiënt en gemakkelijk inzetbaar zijn.
Bovendien is het niet alleen belangrijk dat de juiste communicatiemethoden worden ingezet; het is net zo noemenswaardig om ervoor te zorgen dat teamleden regelmatig hun status en vorderingen delen. Op die manier blijft iedereen op de hoogte van de gezamenlijke samenwerkingsactiviteiten.
2. De kracht van de cloud
In de zakenwereld zien we steeds meer Office 365 bedrijven: Teams die in realtime samenwerken aan documenten, spreadsheets en presentaties, en deze in de cloud opslaan. Door optimaal gebruik te maken van cloudoplossingen zoals Office 365, heeft iedereen altijd toegang heeft tot de meest recente versies. Zo kan er snel met elkaar worden samengewerkt en ontstaan er geen onvolkomenheden van het te verrichten werk.
3. De virtuele waterkoeler
Hoe zit het precies met teambinding als de meeste samen virtueel worden gedaan? In sommige situaties kan het creëren van een zogenaamde virtuele waterkoeler uitkomst bieden! Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat er een chatruimte wordt opgezet voor niet-werkgerelateerde gesprekken – een plek waar teamleden koffiepauzes, weekendplannen en de laatste Netflix-hits gedeeld kunnen worden. Houdt er wel rekening mee dat dit niet verplicht zou moeten zijn, en alleen kan werken zolang er behoefte naar is.
4. Heldere verwachtingen
Helemaal wanneer je elkaar niet dagelijks ziet, moeten zaken duidelijk worden besproken en moet er worden gezorgd dat elk teamlid op de hoogte is wat er van hem of haar wordt verwacht. Dit omvat niet alleen deadlines, communicatieprotocollen en kwaliteitsnormen, maar het kan ook gaan om specifieke praktijken rondom de cyberveiligheid.
5. Feedback is essentieel
Hoewel er nog vele andere tips te noemen zijn, sluiten we deze blog af met het organiseren van feedbackmomenten. Er zijn veel werkomgevingen op afstand die gedijen bij regelmatige feedback. Door feedback zowel te verwelkomen als aan te moedigen, kunnen er nieuwe denkwijzen ontstaan die het mogelijk maken om continu verbeteringen door te voeren.
Dit kan op verschillende manieren, zoals regelmatige check-ins en één-op-één gesprekken, met als doel om iedereen op het juiste pad te houden en eventuele problemen vroegtijdig op te sporen.
Dit zorgt ervoor dat teams op afstand, ongeacht hun locatie, optimale prestaties kunnen klaarstomen en zich meer verbonden voelen.